Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, công nghệ và kiểm định an toàn vẫn đang gặp khó khăn khi vận hành các quy trình kiểm tra, giám sát và ghi nhận dữ liệu theo phương thức thủ công. Việc phụ thuộc vào giấy tờ không chỉ làm giảm hiệu suất và tăng chi phí, mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót và thiếu minh bạch. Giải pháp E-Form ra đời như một bước tiến đột phá, giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình vận hành hiện trường, từ ghi nhận, xác thực đến báo cáo và lưu trữ dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình, nâng cao độ chính xác và tối ưu hiệu quả quản lý trong mọi hoạt động.
Giải pháp biểu mẫu điện tử (E-Form) toàn diện
Thấu hiểu những khó khăn đó, HPT đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số, cung cấp giải pháp biểu mẫu (E-Form) – nền tảng số hóa toàn diện quy trình kiểm tra, giám sát và ghi nhận dữ liệu hiện trường giúp doanh nghiệp:
- ● Tự động hóa và chuẩn hóa quy trình kiểm tra, loại bỏ hoàn toàn thao tác ghi chép thủ công, thay thế bằng biểu mẫu điện tử được thiết kế linh hoạt, dễ sử dụng.
- ● Xác thực thông tin theo thời gian thực nhờ tích hợp công nghệ NFC, đảm bảo dữ liệu được ghi nhận chính xác, minh bạch và cập nhật ngay lập tức từ hiện trường.
- ● Tích hợp linh hoạt trên thiết bị di động, cho phép nhân viên thao tác, ký xác nhận và gửi dữ liệu trực tiếp tại điểm kiểm tra giúp quy trình vận hành diễn ra nhanh chóng và liền mạch.
- ● Lưu trữ và quản lý dữ liệu tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, phân tích và cải tiến quy trình, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thực tế.
- ● Tích hợp linh hoạt với hệ thống backend giúp kết nối trực tiếp với các hệ thống quản trị doanh nghiệp như ERP, CRM, BPM, cho phép đồng bộ dữ liệu thời gian thực giữa hiện trường và trung tâm.
Thành công điển hình trong giải pháp biểu mẫu điện tử
Hệ thống tuần tra di động
Trong lĩnh vực sản xuất công nghệ cao, công tác kiểm tra và giám sát vận hành dây chuyền đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo chất lượng và an toàn sản xuất. Nhằm tối ưu quy trình này, tập đoàn điện tử hàng đầu tại Hàn Quốc đã triển khai hệ thống tuần tra di động (Mobile Patrol System), ứng dụng nền tảng E-Form để số hóa hoàn toàn hoạt động quản lý và ghi nhận dữ liệu tại hiện trường. Giải pháp này giúp đội ngũ vận hành làm việc linh hoạt hơn, nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong từng thao tác kiểm tra.
Các tính năng nổi bật:
- ● Tạo và truyền form theo thời gian thực: Nhân viên có thể nhập dữ liệu trực tiếp trên máy tính bảng tại hiện trường và gửi ngay về máy chủ, giúp quy trình xử lý diễn ra nhanh chóng và chính xác.
- ● Theo dõi định vị và xác thực bằng NFC (Near Field Communication) : Mỗi điểm kiểm tra được gắn thẻ NFC, khi quét sẽđảm bảo giám sát đúng vị trí và thời gian thao tác.
- ● Ngăn ngừa lỗi và gian lận: Các form được cấu hình sẵn với logic kiểm tra giúp giảm thiểu sai sót khi nhập dữ liệu. Hệ thống phân quyền chặt chẽ, chỉ cho phép nhân viên có thẩm quyền chỉnh sửa hoặc xóa thông tin.
Quy trình vận hành
- Các công việc được hệ thống quản lý sản xuất giao trực tiếp đến máy tính bảng của từng nhân viên
- Nhân viên nhận nhiệm vụ, quét thẻ NFC tại vị trí kiểm tra, điền form điện tử và ký xác nhận ngay trên thiết bị – mọi thao tác đều được ghi nhận theo thời gian thực.
- Sau khi hoàn tất, hệ thống tự động lưu các tệp XML/JPG và cập nhật vào cơ sở dữ liệu tập trung, giúp truy xuất và xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác.
- Tất cả kết quả được đồng bộ về hệ thống trung tâm, cho phép quản lý toàn bộ lịch sử thao tác theo người dùng, thời gian và vị trí, mang lại tính minh bạch và khả năng kiểm soát vượt trội.
Kết quả và lợi ích đạt được
- ● Rút ngắn đáng kể thời gian kiểm tra và báo cáo so với quy trình thủ công trên giấy.
- ● Đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu, nhờ cơ chế xác thực vị trí (NFC tracking) và kiểm tra tính hợp lệ của thông tin nhập (validation logic), giúp loại bỏ sai sót và ngăn ngừa gian lận trong quá trình thao tác.
- ● Quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu kiểm tra, cho phép truy cập, tra cứu và phân tích nhanh chóng, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp liên tục cải tiến quy trình và tối ưu hiệu quả vận hành.
Hệ thống kiểm định cơ sở/ hiện trường
Trước đây, một tổ chức kiểm định thang máy hàng đầu tại Hàn Quốc vẫn duy trì quy trình làm việc thủ công trên giấy tờ cho công tác kiểm định thang máy, vừa tốn nhiều thời gian, nhân lực và dễ phát sinh sai sót. Khi khối lượng kiểm định tăng nhanh qua từng năm, việc phải ghi chép và nhập liệu lại hàng loạt biểu mẫu không chỉ gây lãng phí mà còn ảnh hưởng đến tiến độ và độ chính xác của kết quả. Cùng với sự xuất hiện của các tiêu chuẩn kiểm định mới, quy trình ngày càng trở nên phức tạp, kéo dài và đòi hỏi một phương thức làm việc hiện đại hơn.
Để giải quyết những thách thức đó, tổ chức này đã ứng dụng E-Form – nền tảng số hóa quy trình kiểm định toàn diện. Giải pháp cho phép đội ngũ kỹ thuật viên thực hiện các bước kiểm tra an toàn, lập báo cáo và quản lý chi phí ngay tại hiện trường nhanh chóng và chính xác. Nhờ đó, hiệu suất công việc được cải thiện rõ rệt, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động kiểm định.
Những kết quả nổi bật bao gồm:
● Thực hiện kiểm định an toàn cho 540.000 thang máy, đảm bảo vận hành an toàn tối đa.
● Giảm khoảng 60 tờ giấy/ngày cho mỗi kiểm định viên, giúp tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.
Không chỉ dừng lại ở việc số hóa biểu mẫu, E-Form còn nâng cấp quy trình kiểm định bằng cách tích hợp các tính năng trên máy tính bảng như chụp ảnh và ghi âm. Hệ thống giúp rút ngắn thời gian phản hồi khi xảy ra tai nạn hoặc sự cố, đồng thời minh bạch hóa dữ liệu kiểm định, nâng cao nhận thức và tiêu chuẩn an toàn trong toàn ngành.
Sẵn sàng chuyển đổi số quy trình làm việc ?
Liên hệ HPT ngay hôm nay để khám phá giải pháp E-Form giúp doanh nghiệp bạn chuyển đổi quy trình làm việc nhanh chóng, an toàn và không giấy tờ.
Liên hệ ngay