Dự án Triển khai giải pháp phần mềm số hóa quy trình nghiệp vụ (BPM) cho Công ty cổ phần gang thép Nghi Sơn (VAS) được khởi động từ tháng 06.2021 nhằm mục tiêu số hóa 2 quy trình rất quan trọng cho VAS là quy trình mua hàng nhập khẩu và quy trình bán hàng bao gồm rất nhiều kênh phân phối. Dự kiến dự án sẽ hoàn thành vào tháng 07.2022. Trong số Hotnews 127, team dự án đã chia sẻ giai đoạn thiết kế quy trình trong dự án với rất nhiều điều thú vị. Để tiếp tục theo dõi các giai đoạn tiếp theo của dự án, được biết team đã áp dụng khá nhiều phương pháp mới trong triển khai, BBT Hotnews đã kết nối với anh Trần Lê Văn Đức – Tech Lead của dự án – để chia sẻ những bước triển khai tiếp theo của dự án VAS. Qua chia sẻ của anh Đức TLV, chúng ta sẽ hiểu thêm những chặng đường thú vị trong một dự án tiêu biểu trong mảng khách hàng ngành thép.

BBT Hotnews: Chào anh Đức, dự án triển khai BPM cho VAS đã trải qua gần 1 năm. Được biết, anh tham gia dự án ngay từ những ngày đầu, anh có thể chia sẻ tổng quan về dự án với vai trò của anh trong dự án được không?

Anh Đức TLV

VAS là một khách hàng ngành công nghiệp nặng, nên nghiệp vụ gần như khác hoàn toàn với ngành ngân hàng mà HAS đã có kinh nghiệm. Khi triển khai team gặp khá nhiều khó khăn đặc thù liên quan tới ngành như tích hợp từ SAP có nhiều khác biệt với BPM. Theo đánh giá qua các dự án mình từng tham gia thì khối lượng tích hợp mà dự án yêu cầu nhiều hơn gấp 3,4 lần bình thường. Số lượng các control trên màn hình cũng khá nhiều đa phần đến từ đặc trưng của phần mềm SAP. Ngoài ra khó khăn còn đến từ VAS, vì VAS là một tập đoàn gồm nhiều công ty con nên sự khác nhau về nghiệp vụ của các công ty con là rất nhiều.

IBM BPM lại không hề tối ưu cho việc linh động của màn hình để phù hợp với nghiệp vụ của từng công ty con nên team phải nghĩ ra nhiều cách tùy chỉnh để vượt qua cũng như thương thuyết với khách hàng.Thêm phần giao diện của BPM không được thân thiện và gặp phải khó khăn về yêu cầu UI (User Interface) của khách hàng và gần như đã phải customize lại toàn bộ UI mà team đã phát triển trước đó. Và tất nhiên việc customize cũng gây ra nhiều lỗi về sau gây ra nhiều thách thức cho việc phát triển sau này.

Cộng với việc thất bại của một đơn vị khác đã triển khai BPM trước đó với VAS phần nào cũng gây áp lực cho team.

Tuy nhiên lợi ích đem lại cho khách hàng lớn nhất là việc liên kết hệ thống đang rời rạc từ SAP thành một luồng quy trình thông suốt cho hai phân hệ Mua Hàng Nhập Khẩu, Bán Hàng, quản lý được thời gian làm việc của user cũng như quản lý được hiệu suất công việc. Giải quyết được các vấn đề mà SAP vẫn chưa giải quyết được. VAS kỳ vọng rất lớn vào dự án, họ mong muốn sau khi dự án hoàn thành BPM sẽ tích hợp với các hệ thống nghiệp vụ lớn họ đang có và quản lý tập trung. Ngoài ra, với UI có sẵn ở ngành ngân hàng đối với họ khá khó để tương tác sử dụng nên họ đã yêu cầu custom đến 50%-60% UI. Dù đến thời điểm này team dự án chưa tự tin để khẳng định có thể thỏa mãn hết những yêu cầu cao này nhưng qua chặng đường dài nỗ lực đào sâu nghiên cứu, tìm tòi nghiệp vụ (khá đặc thù) của ngành và đưa ra nhiều phương pháp triển khai mới, team đánh giá dự án cũng đã đáp ứng yêu cầu một cách tương đối, trong nhiều điều kiện khó khăn.

Trong dự án này, một dự án với nghiệp vụ mới hoàn toàn đối với team, mình đảm nhận vai trò mới hoàn toàn và rất thách thức – Tech Lead – cũng đã đúc kết khá nhiều kinh nghiệm từ trải nghiệm của bản thân và của team. Mình sẽ chia sẻ chi tiết hơn ở phần sau.

BBT Hotnews: Theo anh chia sẻ, dự án có rất nhiều khó khăn phát sinh. Vậy những phát sinh lớn nhất là gì và có ảnh hưởng đến tiến độ dự án không anh?

Anh Đức TLV

Trong những khó khăn kể trên, khó khăn lớn nhất đó là việc tích hợp giữa các hệ thống và việc thống nhất chung về nghiệp vụ giữa các công ty con của VAS.

Vì kỳ vọng của VAS muốn tích hợp các hệ thống sẵn có như SAP, eDelivery và PDA với BPM nên tạo ra nhiều thách thức. Đặc thù BPM với UI đơn giản, đáp ứng nghiệp vụ cho ngành tài chính nhưng lại có quá nhiều khác biệt với UI của hệ thống SAP (một hệ thống chuẩn quốc tế) dẫn đến phải custom về UI mất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, user phải thay đổi thói quen sử dụng rất nhiều khiến team cũng mất nhiều thời gian để chuyển giao nghiệp vụ lại cho user, đảm bảo user có thể test được hệ thống một cách tốt nhất.

VAS có nhiều công ty con. Nhìn chung thì nghiệp vụ tưởng là như nhau nhưng đi vào phân tích sâu thì có nhiều đặc thù khác biệt. Team đã mất nhiều thời gian để phân tích sâu được nghiệp vụ một cách đầy đủ và thuyết phục được các đơn vị này thống nhất một nghiệp vụ chung nhưng vẫn đảm bảo cho họ có một tỷ lệ linh hoạt vừa phải.

BBT Hotnews: Còn về quản lý team và quản lý giao tiếp đôi bên giữa HPT và VAS có khó khăn gì đối với anh và team không?

Anh Đức TLV

Về phía khách hàng cũng có những khó khăn nội tại. Team của khách hàng đa số là user nghiệp vụ và phần tích hợp không có người trực tiếp thực hiện, phải thuê một bên thứ ba phối hợp với HPT trong khi tích hợp. Hiện tại đang vào giai đoạn testing và HPT đã hỗ trợ rất nhiều để user có thể thực hiện được việc test hệ thống.

Về phía nội bộ team HPT, mình cũng gặp khó khăn khi bắt đầu vai trò mới trong việc phân chia công việc cho team vì khi phân tích sâu nghiệp vụ, nhân sự team không đủ để tải hết khối lượng công việc. Mình phải tham gia vào giai đoạn develop dự án nên phần giao tiếp với khách hàng lại bị khuyết. Tuy nhiên thật may mắn, nội bộ team thấu hiểu và chia sẻ với nhau, chỗ nào khuyết thì bù trừ cho nhau đã khắc phục được các thách thức, khó khăn phát sinh trong dự án. Khi mình phải nhảy vào dev thì chị Yến và các bạn khác cùng tương tác với khách hàng.

BBT Hotnews: Hiện nay dự án đã đến giai đoạn nào và khi nào dự kiến hoàn thành, thưa anh? Đến thời điểm này, anh đã đúc kết được những kinh nghiệm gì cho team dự án và cho các bạn kỹ thuật khác?

Anh Đức TLV

Hiện nay dự án đang ở trong giai đoạn testing và đã test được 1 tháng. Dự án dự kiến sẽ hoàn thành trong vòng 2 tháng nữa nếu không có phát sinh nào xảy ra. Vẫn còn rủi ro trong giai đoạn tích hợp vì phần tích hợp khách hàng phải phụ thuộc một bên khác.

Team rất may mắn vì đã có cơ hội áp dụng nhiều phương pháp triển khai mới và rút ra nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ khác với nghiệp vụ tài chính-ngân hàng sẽ là tiền đề cải tiến việc triển khai cho các dự án sau này, nhất là đối với mảng khách hàng ngành công nghiệp nặng. Đến thời điểm này, mình cũng có những kinh nghiệm cá nhân đúc kết được:

• Có thể tiếp tục ứng dụng RPA vào một số bước của dự án, tuy nhiên cần tối ưu hơn nữa trong các dự án tiếp theo vì ở dự án này nghiệp vụ quá mới.
• Team rút ra được phương án lưu trữ dữ liệu có thể giảm thời gian truy vấn dữ liệu thay vì dùng Oracle chuyển sang dùng Post Pre.
• Sử dụng Alfresco thay cho BPM Filenet để tối ưu chi phí đầu tư cho khách hàng.
• Nhiều đúc kết cho bản thân mình trong việc quản lý team và đẩy nhanh tiến độ dự án.

BBT Hotnews: Wow, từ chia sẻ của anh có thể thấy team đã vượt qua rất nhiều thách thức trong dự án với nhiều phát sinh và nghiệp vụ mới, khó đối với team chuyên triển khai cho mảng tài chính – ngân hàng. Vậy những lúc căng thẳng hay mệt mỏi team đã có cách gì để xả stress và tìm lại cân bằng?

Anh Đức TLV

Mỗi khi có thời gian, team tranh thủ đi ăn uống, ăn nhậu hay đi phượt đây đó để giảm căng thẳng. Như chuyến đi vừa rồi đến Phan Rang vào lễ 30/4. Tuy nhiên, có một điều vui vui là sau khi ăn nhậu về tụi mình hay gặp phát sinh trong dự án nên dạo này không còn đi thường xuyên nữa.

Nhân đây, mình cũng xin tri ân những thành viên trong team vì đã có sự cộng hưởng tuyệt vời, ai cũng rất vất vả. Đặc biệt là chị Giang, chị Yến, bạn Viên, em Thúy, em Tiến, em Tuấn, nhất là chị Giang vì đa số các thành viên trong team còn thiếu nhiều kinh nghiệm.

BBT Hotnews: Cảm ơn anh rất nhiều vì bận rộn dự án vẫn dành thời gian để chia sẻ với Hotnews với những chia sẻ chân tình, tâm huyết. BBT chúc anh và team thật nhiều sức khỏe, may mắn để hoàn thành dự án suôn sẻ và thành công!