Giải pháp quản lý và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ - BPM

Trong quá trình vận hành, các quy trình kinh doanh và quản trị luôn đòi hỏi khối lượng lớn thông tin cũng như sự tham gia thao tác của nhiều phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp. Số lượng lớn giấy tờ và chi phí lưu trữ cũng như thời gian cần để tìm kiếm và phục hồi tài liệu phát sinh trong khi vận hành đã khiến các tổ chức cần những cách hiệu quả để có thể nắm bắt, trao đổi thông tin một cách an toàn và quản lý hiệu quả các thông tin được tạo ra. Viêc vận hành quy trình nghiệp vụ cũng đặt ra những thách thức lớn vì đòi hỏi sự phối hợp một cách linh hoạt giữa nhiều bộ phận chức năng để hoạt động hiệu quả, xuyên suốt, không gián đoạn, đảm bảo tính tuân thủ và giảm thiểu sai sót, rủi ro.

Giải pháp BMP (Business Process Management) là gì?

BPM (Business Process Management) là giải pháp giúp tổ chức doanh nghiệp tối ưu và tiêu chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ. Bằng cách giúp tổ chức, doanh nghiệp khai thác tốt nhất thông tin và dữ liệu sẵn có trong công tác quản trị, vận hành; thiết lập các quy tắc thân thiện với người dung; thiết lập luồng công việc theo định hướng quy trình và linh hoạt cho những nhóm người dùng khác nhau.

Lợi ích nổi bật mang lại cho doanh nghiệp

• Hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp cải tiến và tối ưu hóa quy trình vận hành; xây dựng các quy trình được tin học hóa một cách khoa học và hiệu quả. Các luồng nghiệp vụ được thiết kế theo định hướng quản lý quy trình giúp tiết kiệm nguồn lực, chi phí và thời gian xử lý công việc, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ theo hướng lấy khách hàng làm trung tâm.

• Cung cấp môi trường làm việc và cộng tác thuận tiện, tạo điều kiện cho sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, bộ phận trong tổ chức.

• Hỗ trợ xây dựng hệ thống quy tắc nghiệp vụ, SLA và KPI phù hợp với chiến lược, chính sách của tổ chức, doanh nghiệp; đồng thời bảo đảm khả
năng quản lý tập trung và điều chỉnh linh hoạt theo nhu cầu thực tế.

• Góp phần chuẩn hóa và tinh gọn hệ thống biểu mẫu, giảm số lượng biểu mẫu cần quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và quản trị.

• Hỗ trợ xây dựng cơ cấu phân công và điều phối công việc linh hoạt, phù hợp với mô hình tổ chức và yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

Ứng dụng giải pháp theo nghiệp vụ

Tài chính – Ngân hàng

• Số hóa quy trình mở tài khoản và phát hành thẻ tín dụng.

• Tự động hóa nghiệp vụ thanh toán quốc tế (Swift, UPAS, L/C...).

• Quản lý quy trình phê duyệt tín dụng và tài sản bảo đảm (TSBĐ).

Vận hành doanh nghiệp

• Số hóa hoạt động chi nhánh, giảm giấy tờ và tăng tốc xử lý.

• Tự động hóa quy trình mua sắm, chi phí và phê duyệt hợp đồng nội bộ.

Tại sao chọn HPT?

• Hơn 10 năm kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng: Sở hữu bộ thư viện quy trình chuẩn đã được triển khai thực tế như LOS, quy trình phê duyệt tín dụng, mở tài khoản, CDS..., giúp rút ngắn thời gian triển khai và giảm đáng kể chi phí xây dựng quy trình từ đầu.

• Đối tác chính thức của IBM: Được bảo chứng về năng lực kỹ thuật và khả năng hỗ trợ lâu dài từ IBM, đảm bảo tính ổn định, độ tin cậy và khả năng đáp ứng các yêu cầu vận hành ở quy mô doanh nghiệp.

• Hệ sinh thái giải pháp tích hợp toàn diện: Nền tảng BPM được kết nối chặt chẽ với các giải pháp ECM, RPA, Smart Form và OCR trong hệ sinh thái HPT, tạo nên một môi trường số hóa quy trình đồng bộ và xuyên suốt.

• Kinh nghiệm triển khai đa dạng trong nhiều lĩnh vực: Đã đồng hành cùng các tổ chức tài chính – ngân hàng lớn như VietinBank, BIDV, Techcombank, OCB, Eximbank, MBBank và các doanh nghiệp sản xuất như VAS Steel, khẳng định năng lực triển khai và khả năng đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù của từng ngành.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)?

1. BPM giúp giải quyết những vấn đề gì trong doanh nghiệp?

BPM giúp doanh nghiệp khắc phục các hạn chế của quy trình thủ công như xử lý chậm, khó theo dõi tiến độ, thiếu tính nhất quán giữa các bộ phận và phụ thuộc nhiều vào giấy tờ. Giải pháp hỗ trợ chuẩn hóa quy trình, tăng khả năng kiểm soát và nâng cao hiệu quả vận hành.

2. Doanh nghiệp có cần thay đổi toàn bộ quy trình hiện tại khi triển khai BPM không?

Không. BPM cho phép doanh nghiệp số hóa và tối ưu các quy trình hiện có theo từng giai đoạn. Các quy trình có thể được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với thực tế vận hành mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

3. BPM có hỗ trợ theo dõi hiệu suất công việc không?

Có. Hệ thống cho phép thiết lập các chỉ số SLA, KPI và cung cấp dashboard trực quan giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ xử lý, hiệu suất làm việc cũng như phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình theo thời gian thực.

4. BPM có giúp giảm giấy tờ và chi phí vận hành không?

Có. Việc số hóa hồ sơ, biểu mẫu và luồng phê duyệt giúp giảm đáng kể lượng giấy tờ cần lưu trữ, tiết kiệm chi phí vận hành, đồng thời rút ngắn thời gian tìm kiếm và xử lý thông tin.

5. Thời gian triển khai BPM có kéo dài không?

Thời gian triển khai phụ thuộc vào phạm vi và độ phức tạp của quy trình. Với thư viện quy trình chuẩn và kinh nghiệm triển khai thực tế, HPT có thể giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian triển khai, nhanh chóng đưa hệ thống vào vận hành và tạo ra giá trị thực tế.