Lê Vân Trang – P. GP Phần mềm & Dịch vụ, HSI
Những thách thức trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp
Quản lý tài sản là một nghiệp vụ không đơn giản, bao hàm quy trình xuyên suốt từ việc xây dựng, phát triển chiến lược về quản lý tài sản, cho đến việc mua sắm, triển khai và vận hành tài sản. Mục tiêu của quá trình là quản lý vòng đời của tài sản bài bản, có kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản phù hợp với chiến lược phát triển chung của đơn vị, có sự giám sát, vận hành tài sản một cách hợp lý. Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã chủ động nghiên cứu, đầu tư và phát triển chiến lược quản lý tài sản để nâng cao chất lượng quản trị vận hành, góp phần cắt giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Song trên thực tế, việc xây dựng và áp dụng các quy trình, chính sách quản lý tài sản còn gặp nhiều khó khăn, mức độ triển khai còn hạn chế vì thiếu đi sự hỗ trợ đắc lực của công cụ đặc thù. Quá trình quản lý, kiểm kê định kỳ, yêu cầu cấp phát tài sản được thực hiện thủ công, tự phát, chưa áp dụng quy trình chuẩn, dẫn đến hệ quả khó kiểm soát quy trình quản lý và lưu trữ thông tin. Đặc biệt, trong quá trình vận hành, các máy móc, thiết bị khác nhau cần được bảo dưỡng theo chu kỳ, điều kiện riêng biệt, để tránh hỏng hóc đột xuất ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, kéo theo chi phí sửa chữa rất tốn kém. Ngoài ra, các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp khi phân bổ ngân sách, lập kế hoạch mua sắm thường gặp trở ngại trong việc thống kê, kiểm kê thực trạng tình hình tài sản. Tất cả những vấn đề nhức nhối này của doanh nghiệp đặt ra nhu cầu một giải pháp ứng dụng công nghệ chuyên sâu và toàn diện, chuẩn mực nhưng vẫn bám sát quy trình quản lý tài sản thực tiễn tại doanh nghiệp.
Lựa chọn nào tối ưu cho việc quản lý và bảo dưỡng tài sản của doanh nghiệp?
Bộ giải pháp CSEP (Comprehensive Solution for Enterprise Possession) là giải pháp có thể đáp ứng với nhu cầu quản lý tài sản doanh nghiệp toàn diện, áp dụng hiệu quả cho tất cả các chủng loại tài sản hữu hình và tài sản vô hình của doanh nghiệp. Với nền tảng các ứng dụng mạnh mẽ và tính năng vượt trội, cùng khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, CSEP bám sát vòng đời của tài sản để cung cấp các công cụ hỗ trợ phù hợp cho từng giai đoạn, từng tác vụ cụ thể, giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình quản lý tài sản và tối ưu hiệu quả.
Cấu trúc của CSEP bao gồm ba ứng dụng chính: Ứng dụng quản lý tài sản doanh nghiệp – Smart Enterprise Asset Management (SEAM), Ứng dụng quản lý bảo dưỡng sửa chữa và vận hành trang thiết bị, máy móc – Smart Maintenance and Operation Management (SMOM), và Ứng dụng quản lý kho bãi và hàng hóa – Smart Warehouse and Inventory Management (SWIM). Nội tại mỗi ứng dụng sở hữu nhiều phân hệ chức năng được liên kết chặt chẽ với nhau, giúp đồng bộ quy trình và thông tin dữ liệu, tạo nên một hệ thống giải pháp toàn diện cho công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp.
Bộ giải pháp CSEP – Comprehensive Solution for Enterprise Possession – Trợ thủ đắc lực để doanh nghiệp quản lý tài sản chuyên nghiệp
- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch toàn diện
Để quản lý tài sản một cách bài bản, doanh nghiệp cần lập và quản lý kế hoạch quản lý tài sản chi tiết làm cơ sở để theo dõi, vận hành. Quá trình lên kế hoạch thủ công thường gặp nhiều khó khăn vì thiếu số liệu báo cáo thống kê, việc lưu trữ thông tin giấy tờ rườm rà và phân bổ tới các phòng ban tản mác. Để hỗ trợ tối đa cho cán bộ quản lý, CSEP hỗ trợ xây dựng kế hoạch toàn diện để quản lý tài sản. Từ các khâu tiếp nhận yêu cầu, thống kê dữ liệu thực tiễn để phân tích nhu cầu mua sắm tài sản, phân bổ ngân sách đến các cấp, các chi nhánh, đến các khâu kiểm soát chi phí, lên kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì, tạo dựng kế hoạch kiểm kê đều có thể thao tác dễ dàng trên hệ thống. CSEP sẽ lưu lại tất cả chi tiết của kế hoạch để theo dõi quy trình thực tế, đồng thời hệ thống cho phép lưu trữ thông tin đối tác, giá trị hợp đồng, tính khấu hao tự động, giúp doanh nghiệp có thể lập báo cáo chi tiết cuối năm để đánh giá, đối chiếu, điều chỉnh kế hoạch mua sắm hiệu quả hơn trong tương lai.
- Kiểm soát chặt chẽ vòng đời tài sản
Tương tự như việc quản lý vốn, quản lý công việc hay quản lý nhân sự, việc quản lý tài sản đòi hỏi doanh nghiệp thiết lập luồng quy trình chuẩn để vận hành hiệu quả và tiết kiệm nhất. CSEP giúp doanh nghiệp thiết lập bộ quy trình nội bộ liên quan đến tài sản, đặc biệt về luồng cấp phát, thay thế và thanh lý tài sản. Tính năng này hỗ trợ trực tiếp cho cán bộ nhân sự trong việc cấp phát tài sản mới và xử lý phê duyệt yêu cầu cấp phát của nhân viên. Tất cả người dùng đều có thể gửi yêu cầu cấp phát, thay thế, hoặc sửa chữa tài sản theo đúng biểu mẫu quy định của doanh nghiệp. Sau khi người dùng gửi yêu cầu qua hệ thống, yêu cầu sẽ được chuyển tới cán bộ quản lý các cấp để được phê duyệt, phân công và thực thi, tạo thành một quy trình quản lý toàn diện. Một trong những điểm vượt trội của CSEP là có sẵn hệ thống quy trình quy chuẩn, có thể được tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với các quy trình quản lý tài sản đặc thù của từng doanh nghiệp. Việc bám sát quy trình sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các vấn đề nhức nhối như thủ tục phê duyệt và lưu trữ giấy tờ rườm rà; đồng thời đảm bảo tiến độ công việc.
- Quản lý chuyên sâu thông tin tài sản
Với những doanh nghiệp vừa và lớn, máy móc, dụng cụ mang giá trị tài sản lớn đối với doanh nghiệp. Hơn nữa, số lượng danh mục tài sản nhiều, vị trí lắp đặt phân tán, thuộc nhiều phòng ban và chi nhánh tách rời, nên công tác kiểm tra, kiểm soát của cán bộ quản lý gặp nhiều khó khăn. Khi sử dụng CSEP, thông tin tài sản được lưu trữ đầy đủ và rõ ràng đến từng định danh thiết bị, vị trí lắp đặt, ngày cấp phát. Đặc biệt hệ thống đã có sẵn dữ liệu thông tin của hơn 100 chủng loại tài sản thông dụng, giúp doanh nghiệp có thể bắt đầu quản lý tài sản tức thời và thuận tiện, tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu. CSEP cũng cho phép tìm kiếm và thao tác đa tiêu chí, tìm kiếm theo số lượng lớn, giúp các phòng ban có thể truy xuất thông tin nhanh chóng và hạn chế tối đa thất thoát tài sản.
- Trợ thủ tối đa công tác kiểm kê
Đối với các cán bộ quản lý tài sản, quá trình kiểm kê tài sản doanh nghiệp hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm thường mất nhiều thời gian, công sức và chi phí, đặc biệt khi không có sự hỗ trợ của các giải pháp thông minh. Thấu hiểu điều này, CSEP hỗ trợ tính năng quản lý theo mã vạch, mã QR hiện đại, giúp giảm bớt gánh nặng kiểm kê và lưu trữ thông tin thủ công. Toàn bộ các thao tác kiểm kê đều được thực hiện trên hệ thống từ khâu in mã vạch, xuất phiếu kiểm kê theo đúng form mẫu; đến khâu lưu trữ thông tin và xuất phiếu kiểm kê. Vì vậy các sự cố chênh lệch hay thiếu hụt về số lượng thông tin tài sản đều có thể sử dụng dữ liệu trên hệ thống để rà soát và đối chiếu nhanh chóng, chính xác.
- Bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ
Với các trang thiết bị máy móc quan trọng, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, khi không được bảo dưỡng định kỳ, doanh nghiệp đối mặt với các rủi ro tốn chi phí quá cao về nhân lực và phụ tùng thay thế, gây gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh khi máy móc, trang thiết bị hỏng hóc đột xuất. Vì vậy, hạn chế tối đa thời gian downtime của công cụ, thiết bị lao động luôn là mục tiêu chiến lược hàng đầu của các đơn vị. Để giải quyết vấn đề này, CSEP cung cấp khả năng thiết lập, giám sát và thực thi kế hoạch bảo dưỡng định kỳ theo chu kỳ, đồng thời bảo dưỡng máy móc quan trọng theo tình trạng máy. Hệ thống cho phép cán bộ gửi yêu cầu, hoặc thiết lập kế hoạch bảo dưỡng với các thông tin chi tiết như thời gian, người chịu trách nhiệm, các tác vụ cần thực hiện và chi phí dự kiến. Sau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ kích hoạt kế hoạch và tự động thông báo cho các bộ phận liên quan. Việc vận hành tự động quy trình này khai thác tối đa công suất và thời gian sử dụng máy móc, đảm bảo độ tin cậy và tính chủ động kế hoạch sản xuất cho doanh nghiệp.
- Quản lý kho tài sản thông minh
Đáp ứng nhu cầu quản lý kho tài sản, vật tư của các doanh nghiệp, hệ thống CSEP sở hữu ứng dụng quản lý thông tin về kho, bãi, các tài sản lưu kho cùng các phụ tùng liên quan. Phân hệ này cho phép doanh nghiệp truy xuất được thông tin vị trí kho lưu trữ của tài sản; số lượng, tình trạng tài sản, để có thể lên kế hoạch cấp phát hoặc sửa chữa, bảo dưỡng. Tính năng quản lý kho cũng giúp kiểm soát quá trình xuất nhập tài sản lưu kho, cho phép cán bộ nhập dữ liệu, dán tem nhãn cho hàng hóa, in phiếu xuất nhập kho theo đúng quy chuẩn biểu mẫu. Đặc biệt, khi tích hợp với các hệ thống định vị hiện đại, CSEP giúp cán bộ định vị chính xác vị trí của hàng hóa trong kho, giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình luân chuyển hàng hóa, đồng thời tiết kiệm tối đa thời gian, công sức cho bộ phận quản lý kho.
- Báo cáo thống kê chính xác, kịp thời
Việc truy xuất đúng thông tin tại đúng thời điểm luôn là yếu tố thiết yếu đối với các cấp lãnh đạo điều hành doanh nghiệp, để ra quyết định kịp thời và bám sát hiện trạng thực tế. Để giúp các cấp quản lý đạt được điều đó, hệ thống CSEP đã tích hợp sẵn hệ thống báo cáo (dashboard) cung cấp thông tin tổng hợp, trực quan về các chủng loại tài sản, thông qua thiết kế giao diện hiện đại và thân thiện với người dùng. Hơn thế nữa, chức năng thống kê chuyên sâu còn cho phép phân loại và hiển thị biểu đồ tài sản theo từng chủng loại, từng chủng loại con và theo các tiêu chí khác nhau. Những báo cáo này đều có thể tùy chỉnh theo biểu mẫu của từng phòng ban, và tương ứng với luồng quy trình phê duyệt của doanh nghiệp. Vì vậy hỗ trợ các cấp quản lý đưa ra các quyết định dựa trên số liệu thực tế một cách nhanh chóng.
Giải pháp quản lý tài sản toàn diện, dễ dàng triển khai cho mọi quy mô doanh nghiệp
Với nền tảng các chức năng, quy trình chuẩn kèm theo các dữ liệu sẵn có, CSEP được triển khai một cách nhanh chóng và tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp, bao gồm cả việc tùy chỉnh theo đặc thù của doanh nghiệp.
- Quản lý xuyên suốt vòng đời tài sản
CSEP có đầy đủ chức năng để quản lý xuyên suốt tất cả các khâu quản lý trong vòng đời của tài sản. Doanh nghiệp sẽ có thể quản lý chặt chẽ các tài sản của mình từ khi xây dựng kế hoạch mua sắm tài sản, cho đến khi tài sản được thanh lý hay ngừng sử dụng. Đảm bảo tính hiệu quả và giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất.
- Quy trình quản lý tài sản linh hoạt
Quản lý tài sản là một nghiệp vụ theo hướng quy trình. Trong tất cả các khâu quản lý trong vòng đời tài sản, đều có những quy trình quản lý riêng cho từng khâu. CSEP có sẵn các quy trình quản lý tài sản chuẩn cho tất cả các khâu. Với năng lực tùy chỉnh linh hoạt và mạnh mẽ, CSEP có thể được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, đáp ứng đa dạng các quy trình quản lý tài sản đặc thù của từng doanh nghiệp.
- Thông tin đa chiều, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng
Các ứng dụng và phân hệ của CSEP có sự gắn kết liền mạch với nhau để cung cấp các thông tin đa dạng, nhiều chiều cho từng cấp độ quản lý. Lãnh đạo có thể so sánh nhanh chóng chi phí mua mới tài sản, hay cho bảo dưỡng và sửa chữa tài sản của từng trung tâm chi phí (cost center) đối với ngân sách đã được phê duyệt. Quản lý kỹ thuật có thể truy xuất lịch sử sửa chữa của một tài sản cụ thể, đánh giá về các chỉ số như MTTR (Meantime to Repair) hay MTBF (Meantime between Failure).
- Giao diện quản trị thân thiện
Giao diện màn hình và các tính năng được bố trí mạch lạc với hệ thống biểu tượng, danh sách và màn hình đa nhiệm hiện đại, thao tác với hệ thống đơn giản, đảm bảo cho mọi nhân viên có thể sử dụng CSEP nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả.
- Khả năng tích hợp mạnh mẽ
CSEP cung cấp API và các connector kết nối, giúp tích hợp dễ dàng với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp như ERP, giúp thông tin được quản lý đồng bộ, xuyên suốt và liền mạch trong doanh nghiệp.