Hồng Anh Quốc

P. Phần mềm đóng gói – Trung tâm Phần mềm

Từ nhu cầu thực tiễn

Với mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ, luôn mang lại sự hài lòng cho khách hàng, song song với việc hoàn thiện các tính năng sẵn có của sản phẩm HPT-HRM, đội ngũ phát triển sản phẩm HSoft chúng tôi luôn luôn tìm hiểu các xu hướng công nghệ mới, nắm bắt nhu cầu, thị hiếu của thị trường,… để có thể tạo ra nhiều tiện ích, bổ sung tính năng ưu việt cho sản phẩm HPT-HRM.

Sự phát triển không ngừng trong lĩnh vực truyền thông di động thế giới, sự tham gia mạnh mẽ của nhiều nhà sản xuất thiết bị, các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông và đặc biệt là sự ra đời của dòng “điện thoại thương hiệu Việt” giá rẻ trong những năm gần đây đã tạo nên bức tranh vô cùng sinh động trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị di động và cung cấp dịch vụ viễn thông tại thị trường Việt Nam. Giá thành của thiết bị di động ngày càng giảm. Sự cạnh tranh vốn đã quyết liệt nay còn quyết liệt hơn, các nhà cung cấp không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ cùng nhiều chính sách khuyến mãi nhằm tạo ra những lợi thế nhất định để dành lấy thị phần, … Điều đó đã đem lại lợi ích vô cùng to lớn cho người tiêu dùng, đặc biệt là việc sử dụng dịch vụ di động giá rẻ. Có thể nói: “Ở Việt Nam bây giờ, tất cả người lao động đều sở hữu riêng cho mình ít nhất một chiếc điện thoại di động và ưu tiên sử dụng các dịch vụ qua di động khi cần trao đổi thông tin từ xa”.

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, đội ngũ kỹ thuật HSoft đã cho ra đời tiện ích “Trao đổi thông tin – tương tác hệ thống qua tin nhắn SMS”, gọi tắt là HPT-HRM SMS.

HPT-HRM SMS là một tiện ích đi kèm của sản phẩm HPT-HRM. Cùng với hình thức trao đổi thông tin qua email sẵn có, hình thức trao đổi qua tin nhắn có phạm vi áp dụng rộng rãi hơn, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều cán bộ công nhân viên không được trang bị máy vi tính. Cụ thể là các doanh nghiệp có hình thức phân phối hàng hóa hiện đại như hệ thống siêu thị (hàng tiêu dùng, điện máy, điện thoại, …) với nhiều nhân viên trực phòng trưng bày, trực quầy hàng…, các công ty kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ du lịch với nhiều hướng dẫn viên, các công ty tiếp thị quảng cáo với nhiều nhân viên tiếp thị thường xuyên làm việc ngoài thị trường, các công ty sản xuất với nhiều công nhân lao động, … Người lao động sẽ rất vui nếu nhận được tin nhắn “có quyết định tăng lương” khi đang đi công tác bên ngoài, hay “lời chúc mừng và động viên của lãnh đạo công ty” nhân ngày sinh nhật, ứng viên có thể có ấn tượng tốt về công ty đang ứng tuyển khi nhận được tin nhắn thông báo “lịch phỏng vấn” hay “kết quả phỏng vấn”,… Dù có hạn chế nhất định về “hình thức trình bày, nội dung trao đổi” so với phương thức trao đổi thông tin qua email, nhưng HPT-HRM SMS cũng có ưu thế riêng. Đó là khả năng tương tác qua lại trực tiếp với hệ thống HPT-HRM. Nhân viên có thể gửi tin nhắn SMS “theo cú pháp quy định trước” đến hệ thống để xin phép vắng mặt. Sau khi được xử lý, HPT-HRM SMS sẽ gửi tin nhắn đến cán bộ quản lý liên quan thông tin xin vắng mặt của nhân viên. Và vị cán bộ quản lý có thể tiến hành “phê duyệt” đơn xin vắng mặt này bằng việc gửi một tin nhắn ngược trở lại.

 Những chức năng tiện lợi

Tiện ích HPT-HRM SMS được triển khai cùng với sản phẩm HPT-HRM. Cơ chế truy xuất trực tiếp thông tin từ hệ thống HPT-HRM giúp tiện ích SMS có thể gửi thông tin một cách “chính xác nhất”, “đúng thời điểm nhất” đến người lao động có liên quan. Dựa theo kinh nghiệm có được trong nhiều năm phát triển sản phẩm này, đội ngũ kỹ thuật HSoft đã đề xuất các chức năng chương trình HPT-HRM có thể tích hợp với tiện ích gửi tin nhắn SMS, bao gồm: 

• Phân hệ tuyển dụng: hỗ trợ người quản lý nhân sự thông báo lịch hẹn, kết quả phỏng vấn, yêu cầu tuyển dụng hoặc thư cảm ơn đến ứng viên được tuyển dụng

• Phân hệ nhân viên: một phân hệ với chức năng cực kỳ hữu ích hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác động viên và khen thưởng nhân viên thông qua việc chào mừng nhân viên mới, chúc mừng sinh nhật, thông báo tăng lương…và nhiều công dụng hỗ trợ khác để nhân viên cảm thấy được trân trọng trong môi trường làm việc của mình

• Phân hệ chấm công: giúp người quản lý nhân sự có sự đánh giá chính xác về thời gian công tác và chấp hành kỷ luật của nhân viên. Ngoài ra nhân viên có thể chủ động trong việc quản lý thời gian làm việc của mình thông qua việc thực hiện các đơn xin phép công tác.

• Ngoài ra, HPT-HRM SMS còn có các phân hệ tiện lợi khác như Phân hệ tiền lương, đào tạo, đánh giá công việc định kỳ. Đặc biệt, HPT-HRM SMS có một số tính năng quan trọng: kiểm soát kết quả gửi tin nhắn, cước dịch vụ phát sinh, truy vấn chi phí cước đã sử dụng…Người quản trị hệ thống có thể cấu hình linh động danh sách nhân viên nhận và gửi tin nhắn theo nhóm, danh sách các chức năng trong HPT – HRM…

Hình 1:Mô hình triển khai tiện ích HPT-HRM SMS

Hình 2:Quy trình xin và duyệt đơn xin vắng mặt qua tiện ích HPT-HRM SMS

Hình 2:Quy trình xin và duyệt đơn xin vắng mặt qua tiện ích HPT-HRM SMS

Thay cho lời kết

Với việc triển khai bổ sung tiện ích này, doanh nghiệp đã xây dựng thành công một kênh giao tiếp mới giữa ban lãnh đạo công ty với người lao động. Thông tin từ ban lãnh đạo sẽ đến với người lao động nhanh nhất và chính xác nhất. Chỉ với một chiếc điện thoại thông thường bên mình, cán bộ quản lý có thể thực hiện một số công tác quản lý, giám sát nhân viên dù không có mặt tại công ty. HPT-HRM SMS giúp chuyên viên nhân sự tiền lương (người sử dụng chính phần mềm HPT-HRM) chủ động hơn trong công tác chuyên môn, tự động hóa một số thông báo nhắc nhở, nâng cao hình ảnh về một công ty chuyên nghiệp, có phong cách làm việc hiện đại trong mắt bạn bè và đồng nghiệp.